Время и деньги: сколько экономят электронные документы в самых «бумажных» сферах

Цифровые новинки кажутся удобными и простыми до того момента, пока речь не заходит о документах. Не так-то просто убедить себя и других в том, что электронная подпись такая же настоящая, как и рукописная, а документ можно переслать в электронном виде, не ксерокопируя его. 42.TUT.BY нашел три сферы, в которых белорусские законы уже позволяют отказаться от бумажных документов, и попробовал понять, как это работает.

Фото: yelp.com
Фото: yelp.com
Электронные накладные работают в Беларуси с прошлого года. Однако пользуются ими немногие, хотя бумаги, по словам специалистов, в деле поставок тонны.
 
 С бумажными накладными поставки могут сильно затягиваться, рассказал 42.TUT.BY Юрий Исаревич, представитель Edi-провайдера Topby.  В случае ошибки – если в накладной что-то не совпадает с содержимым грузовика  водитель не может разгружать машину, пока проблема не решится. Из-за этого порой машина приходит в один день, а продавать товар можно только через три. Электронные же накладные могут решить эту проблему: машина только выехала, а с принимающей стороны уже получили электронную накладную.

Уменьшить количество бумаги в своей работе могут и банки, если переведут процесс обязательного ежедневного архивирования в цифровой формат.

 Электронный архив заметно ускоряет работу банка,  уверен Евгений Сергеев, представитель разработчика системы долгосрочного хранения электронных документов SC-АРХИВ. – Ежедневно в электронный архив поступает более полумиллиона электронных документов. Мы подсчитали, что для ежедневной печати такого количества документов с целью их последующего хранения в течение месяца потребовалась бы переработка одного гектара леса.

Есть возможность ускорить работу и у государственных организаций. Про систему межведомственного документооборота мы уже писали. Госорганизации могут пересылать через нее документы – получается намного быстрее, чем по почте или факсу. 
 
 Все организации, в которых есть хотя бы часть государственной собственности, должны подключиться к СМДО до конца 2015 года, рассказывает Сергей Руднев, заместитель директора Национального центра электронных услуг и начальник управления эксплуатации информационных систем. – Об этом говорится в указе президента № 157, и игнорировать его нельзя.

Но сейчас подключение идет очень медленно, многие ведомства не спешат внедрять системы электронного документооборота и подключать их к системе межведомственного документооборота. 
 
 Сложнее всего в регионах – там часто нет каналов связи с необходимыми скоростными характеристиками, - рассказывает Сергей. Возможно, есть организации, которые, несмотря на наши усилия, даже не знают о том, что должны подключиться. Мы стараемся ускорить этот процесс. Электронные документы  это будущее, и от этого никуда не деться.

42.TUT.BY попробовал представить принцип работы электронных документов в виде инфографики и показать, делают ли они рабочие процессы проще, дешевле и быстрее.





42.tut.by
Новополоцк Полоцк
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
3 просмотра в феврале
Я рекомендую
Пока никто не рекомендует

Комментарии

Комментарии предназначены для общения, обсуждения и выяснения интересующих вопросов

Новости компаний
На Boomstarter продолжается краудфандинговый проект по созданию нового мобильного приложения для самостоятельных путешествий TRAPP. Проекту нужно собрать 750 тысяч рублей до 16 июня, чтобы реализовать задуманный функционал. В центре приложения – уникальный маршрут самостоятельного путешествия, который пользователь получает от проверенных авторов или создать самостоятельно. «Самой сложной, страшной и ответственной частью всего путешествия является процесс с...