СОВЕТЫ ПРОФЕССИОНАЛА.Как написать электронное письмо: чек-лист от Сета Година

Отправить электронное письмо — что, казалось бы, проще? А вы вообще уверены, что делаете это правильно? Есть целый ряд распространённых ошибок, которые многие из нас порой допускают в деловой переписке. Читаем, запоминаем и больше никогда так не поступаем.

Kulik Oksana/Shutterstock.com

Сет Годин — человек, который вряд ли нуждается в представлении. Автор бестселлеров «Фиолетовая корова» и «Яма», создатель концепции доверительного маркетинга — да что говорить, это живая легенда.  Есть у Сета Година советы и для тех, кто хочет писать электронные письма, не обрекая себя на получение лучей ненависти от адресатов.

Итак, прежде чем нажать кнопку «Отправить», пробегитесь по этому списку:
  • У этого письма один адресат? Если да, смотрите пункт 10.
  • Если это письмо для нескольких получателей, знаете ли вы, кто находится в списке рассылки?
  • Все они стоят в скрытой копии?
  • Это письмо действительно важно для всех участников списка рассылки? Другими словами, они заинтересованы в его получении или просто добавлены для галочки?
  • Означает ли это, что они будут жаловаться, если не получат письмо?
  • См. пункт 5. Если адресат не особенно огорчится, смело удаляйте его из списка рассылки.
  • Это также означает, например, что не стоит отправлять письмо за письмом всем подряд блогерам просто потому, что у них есть блоги.
  • Доверительный маркетинг — это уместные, ожидаемые и персонализированные послания для тех, кто действительно хочет получать их. Заметьте, здесь нет ни слова о потребностях отправителя письма. Может, не моё дело, но просто примите к сведению. Это напрямую касается судьбы ваших предложений.
  • Это письмо от реального человека? Кнопка «Ответить» поможет отправить сообщение ему напрямую? Если нет, исправьте это.
  • Вы уже писали этому адресату раньше?
  • Получили ответ? Если нет, измените текст вашего сообщения.
  • Если это так называемое холодное письмо и вы уверены, что адресат не сочтёт его спамом, извинения не нужны. Когда извиняться всё-таки приходится, это спам. В таком случае вашей репутации будет нанесён урон, причём вполне заслуженный.
  • Вы в плохом расположении духа? Сохраните письмо в черновиках и вернитесь к нему через час-другой.
  • Можно ли заменить это письмо телефонным звонком?
  • Вы поставили в скрытую копию своего начальника? Что будет, если об этом узнает получатель?
  • Есть ли в этом письме что-то, чем вы не хотели бы делиться с генеральным прокурором, СМИ или вашим боссом? Лучше удалите это.
  • Какая-либо часть текста написана капсом? Исправьте это.
  • Письмо написано стандартным шрифтом нормального размера?
  • В конце письма есть ваши контактные данные? Если нет, обязательно добавьте.
  • В письме стоит пометка: «Пожалуйста, берегите нашу планету. Не распечатывайте это сообщение без необходимости»? Удалите её и поищите вакансии лесника или стюардессы.
  • Можно сделать сообщение короче?
  • Есть ли в списке рассылки адресаты, которых можно оттуда исключить?
  • В письме есть тяжёлые вложения? Откройте поисковик и наберите: «Как отправлять по электронной почте большие файлы».
  • Есть ли среди приложенных файлов такие, что выглядели бы лучше в формате PDF?
  • В тексте письма встречаются смайлики? Стоит их убрать.
  • Если вы пересылаете чьё-то письмо, будет ли этому рад его автор?
  • Пересылаете что-то о религии (вашей или чьей-либо ещё)? Лучше удалите это.
  • Пересылаете что-то о вирусах, благотворительности или иную информацию, которая может оказаться обманом? Вы готовы поклясться, что это правда?
  • Нажали «Ответить всем»? Подумайте, стоит ли каждому участнику переписки видеть ваше письмо.
  • Несёт ли смысловую нагрузку цитирование исходного сообщения? Письмо, состоящее из одного лишь слова «да», таковой вряд ли обладает.
  • Когда вы пишете кому-нибудь типа Сета Година, убедитесь, что знаете разницу между -тся и -ться. Просто ради интереса.
  • Если это пресс-релиз, вы уверены, что он приведёт получателя в восторг? Или просто используете в своих интересах асимметричную природу электронной почты: отправляется сообщение легко и бесплатно, но для того, чтобы прочитать или удалить его, требуется потратить достаточно времени?
  • Нет ли в нижнем колонтитуле анимации с котятами, представителями вымирающих видов или чем-то подобным?
  • Бонус: в подписи есть длинное заявление об отказе от ответственности? Зачем оно там?
  • Бонус: указана ли тема письма и облегчает ли она понимание сути сообщения?
  • Наконец, если бы для отправления письма вам пришлось заплатить 25 рублей, вы бы это сделали?

Пишите письма правильно, а этот список не стесняйтесь отправить тем, кому он, на ваш взгляд, необходим.

lifehacker.ru
советы Новополоцк Полоцк
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Я рекомендую
Пока никто не рекомендует

Комментарии

Комментарии предназначены для общения, обсуждения и выяснения интересующих вопросов

Новости компаний
Практически любая столешница систематически подвергается любого рода нагрузкам. Кроме того, на неё попадают разные загрязнения, вследствие чего возникает необходимость в постоянной чистке. Если принять во внимание всё это, становится ясно, что данный элемент мебели должен быть надёжным и прочным. Не стоит забывать и об эстетической стороне вопроса. Изделие должно иметь привлекательный вид и гармонично вписываться в общую стилистику интерьера. Особым спросо...